← Все статьи

Электронная подпись для бизнеса: виды, получение, использование

15 мая 2024 · 10 мин чтения

Электронная подпись (ЭП) — ключевой элемент цифрового документооборота. Без неё невозможно сдать отчётность, подписать договор с контрагентом или участвовать в электронных торгах. Разберёмся, какие виды подписей существуют и как выбрать подходящую.

Виды электронной подписи

Федеральный закон №63-ФЗ определяет три вида электронной подписи:

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Это логин и пароль, SMS-код или другой способ подтверждения действия. Используется для входа на порталы госуслуг, подтверждения операций в банке. Не имеет юридической силы для документооборота с контрагентами.

2. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

Создаётся с помощью криптографических средств и позволяет определить автора документа и обнаружить изменения после подписания. Имеет юридическую силу при наличии соглашения между сторонами. Используется во внутреннем документообороте компании и на некоторых электронных площадках.

3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП)

Наивысший уровень доверия. Создаётся с использованием сертифицированных средств криптографии, а сертификат выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром. Равнозначна собственноручной подписи и печати. Обязательна для сдачи отчётности, участия в госзакупках, работы с государственными информационными системами.

Где получить КЭП

С 2022 года порядок получения квалифицированной подписи изменился:

  • Руководители организаций и ИП получают КЭП бесплатно в удостоверяющем центре ФНС России или у доверенных лиц ФНС (крупнейшие банки).
  • Сотрудники организаций получают КЭП в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Подпись выдаётся на физическое лицо, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД).
  • Нотариусы — в УЦ ФНС, банки и финансовые организации — в УЦ Банка России.

Что нужно для получения

Для получения КЭП руководителю потребуется:

  1. Паспорт гражданина РФ
  2. СНИЛС
  3. ИНН (для ИП — свидетельство о регистрации)
  4. Защищённый носитель (токен) — Рутокен, JaCarta или аналог, сертифицированный ФСБ/ФСТЭК
  5. Личное присутствие в УЦ ФНС или у доверенного лица

Как подписывать документы

Подписание электронных документов возможно несколькими способами:

  • Через специализированный сервис. Загружаете документ, нажимаете «Подписать», сервис формирует файл подписи. Самый простой способ, не требующий установки программ.
  • Через КриптоПро CSP + плагин браузера. Программа устанавливается на компьютер, подпись формируется локально. Подходит для работы с порталами госуслуг и площадками госзакупок.
  • Через 1С или другую учётную систему. Интеграция с криптопровайдером позволяет подписывать документы прямо из привычной программы.

Срок действия и продление

Сертификат КЭП выдаётся сроком на 15 месяцев. За 30 дней до истечения рекомендуется подать заявление на перевыпуск. Если срок действия сертификата истёк, документы, подписанные после этой даты, не будут иметь юридической силы.

Документы, подписанные в период действия сертификата, сохраняют юридическую силу бессрочно при наличии штампа времени (TSP).

Безопасность

Электронная подпись — это ваша цифровая идентичность. Соблюдайте базовые правила безопасности:

  • Храните токен в защищённом месте, не передавайте третьим лицам
  • Установите PIN-код на токен и не используйте заводской
  • При утере или компрометации — немедленно обратитесь в УЦ для отзыва сертификата
  • Не устанавливайте сертификат на общедоступные компьютеры